Persónuverndarstefna - Heklan

Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum

Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum (einnig vísað til „sambandið“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem sambandið vinnur. Sambandið hefur á þeim grundvelli sett sér svohljóðandi persónuverndarstefnu:

1. Tilgangur og gildissvið

Sambandið leitast við að uppfylla í hvívetna þá persónuverndarlöggjöf sem er í gildi hverju sinni og er stefna þessi byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

Með stefnu þessari leggur sambandið áherslu á mikilvægi þess að gætt sé að því að öll vinnsla persónuupplýsinga hjá sambandinu fari fram í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga.

Persónuverndarstefna þessi lýsir vinnslu sambandsins á persónuupplýsingum og mun sambandið auk þess leitast við að veita þeim einstaklingum sem unnið er með persónuupplýsingar um nánari fræðslu um þá vinnslu sem sambandið hefur með höndum hverju sinni, eftir því sem við á.

2. Hvað er vinnsla persónuupplýsinga?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

Undir hugtakið vinnsla fellur öll notkun og meðferð persónuupplýsinga, s.s. söfnun, skráning, varðveisla og eyðing.

3. Hvernig vinnur sambandið persónuupplýsingar?

Öll vinnsla sambandsins á persónuupplýsingum fer fram í skýrum tilgangi og byggist á lögmætum grundvelli samkvæmt persónuverndarlögum. Gætt er að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg hinum upprunalega tilgangi vinnslunnar.

Sambandið leggur áherslu á að ekki sé gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en þörf krefur, til að ná því markmiði sem stefnt er að með vinnslunni.

Til þess að tryggja að unnið sé með persónuupplýsingar í samræmi við meginreglur persónuverndarlaga veitir sambandið starfsfólki sínu fræðslu og þjálfun í því hvernig skuli umgangast slíkar upplýsingar.

4. Um hverja safnar sambandið persónuupplýsingum?

Við rekstur Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum safnast óhjákvæmilega ýmsar persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga og er vinnsla slíkra upplýsinga oft á tíðum nauðsynleg svo sambandið geti veitt lögbundna þjónustu.

Sambandið safnar og vinnur t.a.m. með persónuupplýsingar um:

  • starfsfólk sambandsins;
  • einstaklinga sem eru í samskiptum við sambandið; og
  • tengiliði viðskiptamanna, birgja, verktaka, ráðgjafa, stofnana og annarra lögaðila sem sambandið er í samningssambandi við.

5. Hvaða persónuupplýsingum safnar sambandið?

Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um framangreinda flokka einstaklinga, en þó eingöngu upplýsingum sem eru nauðsynlegar og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar hverju sinni. Þannig er ólíkum persónuupplýsingum safnað um ólíka flokka einstaklinga og fer vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum eftir eðli sambandsins.

Undir tilteknum kringumstæðum safnar sambandið viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. um heilsufar, trúarbrögð, aðild að stéttarfélagi og þjóðernislegan uppruna. Sérstök aðgát skal höfð við vinnslu slíkra upplýsinga. 

Sambandið aflar að mestu persónuupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða. Við tilteknar aðstæður geta upplýsingarnar þó komið frá þriðja aðila, t.d. Þjóðskrá, heilbrigðisstofnun eða öðrum þriðja aðila. Þegar upplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun sambandið leitast við að upplýsa um slíkt, eftir því sem við á.

6. Á hvaða grundvelli safnar sambandið persónuupplýsingum?

Persónuupplýsingum er fyrst og fremst safnað til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli laga sem gilda um rekstur og þjónustu sambandsins. Þá safnar sambandið einnig persónuupplýsingum vegna samningssambands sem sambandið er í, t.d. við starfsfólk eða verktaka, eða til að koma slíku samningssambandi á. s.s. vegna eftirlits í öryggis- og eignavörsluskyni. Sem opinber aðili getur vinnsla sambandsins jafnframt verið nauðsynleg við beitingu þess opinbera valds sem sambandið fer með. 

7. Varðveislutími 

Þar sem Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er því óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem sambandið vinnur því afhentar Þjóðskjalasafni að þrjátíu árum liðnum.

8. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt? 

Sambandið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

Sambandið stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.

9. Miðlun upplýsinga til þriðja aðila

Persónuupplýsingum kann að vera miðlað til þriðja aðila af mismunandi ástæðum. Þannig geta þriðju aðilar sem veita sambandinu upplýsingatækniþjónustu haft aðgang að persónuupplýsingum, en sambandinu kann einnig að vera skylt samkvæmt lögum að afhenda þriðja aðila persónuupplýsingar.

Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum semur eingöngu við utanaðkomandi aðila sem tryggja öryggi persónuupplýsinga sem þeir vinna með fyrir hönd sambandsins. Þá mun sambandið ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.

10. Réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum

Einstaklingar hafa rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar sambandið vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum. Þá geta einstaklingar fengið rangar persónuupplýsingar um sig leiðréttar og í einstaka tilvikum persónuupplýsingum um sig eytt. Jafnframt geta einstaklingar í ákveðnum tilvikum mótmælt vinnslu persónuupplýsinga og óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Óski einstaklingur eftir að flytja upplýsingar um sig til annars aðila, getur viðkomandi einnig átt rétt á að fá persónuupplýsingar sínar afhendar til sín á tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila.

Í þeim tilvikum er vinnsla sambandsins byggir á samþykki getur sá sem samþykkið veitti alltaf afturkallað það.

Sambandið virðir framangreind réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum.

Leitast er við að bregðast við öllum beiðnum innan mánaðar frá viðtöku þeirra. Sé um að ræða umfangsmikla eða flókna beiðni mun sambandið upplýsa um slíkar tafir og leitast við að svara í síðasta lagi innan þriggja mánaða frá viðtöku á beiðni.

11. Ábyrgð á grundvelli persónuverndarlaga

Ábyrgð á þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram hjá sambandinu liggur hjá því.

12. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Hafi einstaklingar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig sambandið varðveitir eða vinnur persónuupplýsingar að öðru leyti, geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa sambandsins sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina einstaklingum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarstefnu þessari og persónuverndarlögum.

Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum á persónuupplýsingum hans getur hann jafnframt sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

13. Samskiptaupplýsingar

Persónuverndarfulltrúi Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum hefur umsjón með eftirfylgni við persónuverndarstefnu þessari og framfylgni við persónuverndarlög.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúann með því að senda tölvupóst á netfangið [email protected] eða hringja í síma 420-3288.

Samskiptaupplýsingar:

Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum
Skógarbraut 945
262 Reykjanesbær

14. Endurskoðun

Sambandið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig sambandið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á stefnu þessari verður slíkt kynnt á heimasíðu Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Þessi persónuverndarstefna var samþykkt af stjórn Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum þann 24. júní 2019.